Målet med medarbeidersamtalen er blant annet å styrke samarbeidet mellom leder og medarbeider, avklare forventninger og øke medarbeiderens motivasjon og engasjement. Til tross for dette er medarbeidersamtalen sjelden noe leder eller medarbeider ser frem til. Både leder og medarbeider kan ha en oppfatning om at samtalen er en formalitet som må gjennomføres. De ser ikke nødvendigvis hensikten med samtalen, og sitter igjen med en følelse av at innholdet ikke er relevant fordi det ikke påvirker dem i det daglige arbeidet.
Noen ledere er usikre på hvilke temaer de bør ta opp i samtalen. Andre er usikre på hvordan de skal svare hvis medarbeideren deres deler vanskelige opplevelser de har hatt på jobb eller i privatlivet. Medarbeidere kan på sin side være usikre på hva som skal tas opp i medarbeidersamtalen, og hvordan de forventes å bidra.
Før man går i gang med innkalling til medarbeidersamtalene er det derfor lurt å tenke gjennom om man har tre viktige forutsetninger på plass. Slik kan man legge til rette for at samtalene blir konstruktive, og kan brukes som et verktøy for å fremme utvikling, motivasjon og styrke arbeidsforholdet:
Tre forutsetninger for en god medarbeidersamtale
1. For å lykkes i å bruke medarbeidersamtalen som et strategisk verktøy er det viktig at både leder og medarbeider forstår hensikten med samtalen.
2. Det er viktig at både leder og medarbeider stiller forberedt til samtalen.
Leder bør formidle samtalens innhold og struktur til medarbeider i forkant, samt hvilke forventninger som stilles til medarbeiders bidrag.
3. En plan for oppfølging i etterkant av samtalen er viktig for at medarbeidersamtalen blir en del av den kontinuerlige medarbeiderutviklingen.
1. Hvorfor gjennomføre medarbeidersamtaler?
Hensikten med medarbeidersamtalen er at leder og medarbeider sammen skal evaluere og diskutere medarbeiderens arbeidssituasjon, resultater og arbeidsprestasjoner. Målene for medarbeideren fra forrige medarbeidersamtale er et naturlig utgangspunkt for samtalen. Sammen vurderer dere medarbeiderens prestasjoner og resultater, og identifiserer styrker og områder for forbedring.
Under samtalen bør dere diskutere hvilke deler av arbeidssituasjonen som påvirker medarbeiderens prestasjoner positivt og negativt, og hvilke tilpasninger dere har mulighet til å gjøre med tanke på disse. Tilbakemeldinger fra medarbeidere om forbedringer i arbeidsmåte eller miljø gjør at organisasjonen kan utvikle seg til det bedre.
Individuelle mål og utvikling
Som et resultat av diskusjonen skal leder og medarbeider sammen komme frem til hvilke individuelle mål medarbeideren skal jobbe for å oppnå kommende perioden. Målene skal ivareta medarbeiderens utvikling, samtidig som de er i tråd med teamets og organisasjonens mål. Når medarbeideren ser at resultatene av deres arbeid bidrar til at teamet og organisasjonen lykkes, øker deres engasjement og tilhørighet.
Det er en fordel for organisasjonen at dens medarbeidere følges opp på en strukturert måte, og at de jobber for å oppdatere og utvikle egen kompetanse. Dette forbedrer organisasjonens evne til tilpasning i møte med nye krav.
Utviklingsmål og karriereplaner
I tillegg til utvikling i den kommende perioden gir medarbeidersamtalen anledning til å diskutere medarbeiderens langsiktige utviklingsmål og karriereplaner. Ved å diskutere medarbeiderens mål kan arbeidsgiver bidra til disse ved å utarbeide karriereplaner, legge til rette for intern mobilitet og gjøre en god etterfølgerplanlegging. Ved å vise at det finnes muligheter for utvikling også på lengre sikt kan organisasjonen jobbe for å redusere turnover, og at medarbeiderne er motiverte.
2. Gode forberedelser gir konstruktive tilbakemeldinger fra både leder og medarbeider
Både leder og medarbeider bærer ansvaret for at medarbeidersamtalen blir konstruktiv. Selv om det er leder som setter agenda for samtalen og er ansvarlig for å holde i gjennomføringen, er det viktig at medarbeideren deltar aktivt og gir tilbakemelding på både positive og negative forhold ved arbeidssituasjonen. Både leder og medarbeider bør derfor sette av nok tid til forberedelser i forkant av samtalen. Dette bør leder minne sine medarbeidere om når de forbereder samtalene.
Arbeidsmiljø og tilpasning
I medarbeidersamtalen diskuterer man både arbeidsmiljø og om medarbeideren av ulike årsaker kan ha behov for tilpasning av for eksempel arbeidssted eller tid. Lederen bør være forberedt på at man under samtalen kan avdekke at det er behov for oppfølging som går ut over medarbeidersamtalen. Det kan for eksempel være behov for å benytte varslingsrutine, eller medarbeideren kan ha behov for støtte i en krisesituasjon. Lederen bør kjenne til slik oppfølging, og ved behov avbryte medarbeidersamtalen.
3. Legg en plan for oppfølging
Oppfølging av de avtalte målene, utviklingsområdene og tiltakene er en kritisk forutsetning for at medarbeidersamtalen skal fungere som strategisk verktøy. Både leder og medarbeider er ansvarlig for å følge opp at avtalte tiltak og mål oppnås til avtalt tid. I medarbeidersamtalen er det lurt å legge en plan for hvor ofte det er hensiktsmessig å ha oppfølgingssamtaler.
Behovet for oppfølging etter en medarbeidersamtale vil påvirkes av flere ting. Det er lurt å snakke om dette, og gjøre individuelle tilpasninger i hyppighet av oppfølging. Medarbeiderens stillingstype og karriereutvikling, samt arbeidsmiljø og kultur kan påvirke behovet for oppfølging. Medarbeidere i lederroller, som er nye i rollen, eller team som står overfor store endringer, kan ha behov for mer støtte. Kompleksiteten og tidshorisonten på de avtalte målene vil også påvirke hvor tett oppfølging som kreves.
Behov for å justere mål?
Under oppfølgingssamtalene kan leder og medarbeider diskutere eventuelle behov for å justere målene. De kan også tilpasse eller adressere forhold ved arbeidssituasjonen som er nødvendig for at medarbeideren skal nå sine mål.
Kontinuitet i oppfølgingen vil gjøre at det oppleves enklere og mer relevant å bygge på målene fra forrige samtale, neste gang det er tid for medarbeidersamtaler.
Profesjonell hjelp til utarbeidelse av mal for medarbeidersamtaler
Har din bedrift behov for hjelp til å utarbeide en mal for medarbeidersamtaler, tilpasset deres kultur og organisasjon?
Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg!
