Feriedilemmaene

Selv om ferie er noe som gjentar seg årlig, og ferieloven er tydelig, er ikke alltid lovens bestemmelser like godt kjent, verken blant ledere eller ansatte. Resultatet kan bli misforståelser, frustrasjon og kanskje også unødvendige konflikter.

I denne artikkelen tar vi deg gjennom noen vanlige «feriedilemmaer» vi møter i norske virksomheter, og hva du bør vite for å håndtere dem godt.

Dilemma 1: Hvem bestemmer ferien – arbeidsgiver eller arbeidstaker?

«Men jeg har jo allerede bestilt sydentur for hele familien i uke 28 og 29?»
– Petter

Dette er en vanlig misforståelse knyttet til ferieplanlegging. Mange ansatte tror at de selv bestemmer når de tar ferie, og bare de har sendt inn ferieønsket i god nok tid, så er det i orden. Det er ikke automatisk slik.

Etter ferieloven er det arbeidsgiver som fastsetter tidspunktet for ferien. Men det er helt sentralt at arbeidsgiver først drøfter dette med den enkelte arbeidstaker eller med tillitsvalgte. Leder må altså snakke om ferieønsker og -planer med hver ansatt, og ansattes ønsker skal tas hensyn til så langt det er mulig. Men hvis dere ikke blir enige, eller hvis alles ferieønsker ikke kan imøtekommes, er det altså arbeidsgiver som har siste ord. Ansatte over 60 år, som har en ekstra ferieuke, bestemmer over denne selv. Men «senioruka» skal også varsles på forhånd.

Ansatte må få beskjed om ferieplanen i god tid, senest to måneder før ferien starter. Med mindre særlige grunner er til hinder for det.

Hva betyr dette i praksis? Petter, som har bestilt sydentur til familien uten å avklare med lederen på forhånd, har dessverre tatt en risiko. Som arbeidsgiver er du ikke forpliktet til å tilpasse deg en allerede bekreftet og betalt reise. Men mange vil nok strekke seg langt for å finne en løsning.

BUHRs råd: Etabler klare frister internt for innmelding av ferieønsker og følg opp dette slik at ferieplanen kan legges og meddeles i god tid. Da reduserer du sjansen for støy og konflikter, og får planlagt drift og leveranser gjennom sommeren ut fra tilgjengelig kapasitet. Hvis det er mange seniorer over 60 år i virksomheten, kan det vurderes en intern avtale om at den ekstra uken primært skal legges utenfor sommerferieperioden.

Dilemma 2: Jeg har litt dårlig råd akkurat nå – må jeg ta ferie?

«Jeg har ikke råd til å ta ferie – jeg har kjøpt ny leilighet og må spare penger denne sommeren.»
– Laila

Trekk i lønn for feriedagene og utbetaling av opptjente feriepenger er kanskje det temaet som skaper mest forvirring. Ferie er fri uten lønn, og det utbetales derfor ikke lønn for de avtalte ferieukene. Feriepenger er ikke lønn under ferien – de er en kompensasjon for bortfall av lønn. Feriepengene er opptjent det foregående kalenderåret (opptjeningsåret). Av praktiske årsaker utbetaler mange arbeidsgivere feriepengene samlet i juni, samtidig som lønn for feriedagene trekkes.

Hva betyr dette i praksis? Ansatte forstår noen ganger ikke at det både er en rett og en plikt til å avvikle ferie. Ferieloven sier faktisk det, «arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år». Her er det likevel noen unntak: Ansatte som ikke har full opptjening året i forveien, ansatte som er 100% sykemeldt eller som har foreldrepermisjon, har ikke samme plikt til å avvikle ferien. Ved vurdering av opptjening av feriepenger teller både nåværende og tidligere arbeidsgivere med. Er det ikke opptjent feriepenger i det hele tatt, kan ansatt heller ikke pålegges å ta ferie. Men at Laila har kjøpt ny leilighet og har trang økonomi, gir ikke anledning til å droppe ferien et år for å spare penger.

BUHRs råd: Gi ansatte god informasjon om hva ferie innebærer, både når det gjelder trekk i lønn for feriedagene og utbetalingen av feriepenger. Dette bør repeteres årlig, gjerne på våren og i god tid før måneden ferietrekk og feriepenger inngår. Alle ansatte uten full opptjening, og alle over 60 år, bør få informasjon om de spesielle reglene som gjelder for dem.

Dilemma 3: Nyansatte – hvor mye ferie har de rett på?

«Jeg begynte i mai – kan jeg ta tre uker ferie i sommer?»
– Amina

En nyansatt, som har tiltrådt tidligere dette året, kan bare kreve ferie i den utstrekning ferien ikke allerede er brukt opp hos tidligere arbeidsgiver.

Arbeidstakere som har tiltrådt senest 30. september har som utgangspunkt rett på full ferie, mens arbeidstakere som tiltrer 1. oktober eller senere bare har krav på 1 uke ferie (etter ferieloven). For de som har fem uker ferie, kan tariffavtale eller virksomheten kan ha egne bestemmelser for de fire avtalefestede dagene.

Den nyansattes rett til feriepenger er derimot knyttet til hva som er tjent opp hos den forrige arbeidsgiveren i opptjeningsåret. En nyansatt som ikke har tjent opp feriepenger nok til å dekke bortfallet av lønn i ferien, kan som hovedregel ikke pålegges å ta mer ferie enn det feriepengene dekker.

Hva kan arbeidsgiver gjøre? Følg opp alle nyansatte særskilt, før ferieplanleggingen og før ferieperioden starter. Avklar med den enkelte hva som er status for opptjening av feriepenger året i forveien. Har de full opptjening, så skal de i utgangspunktet planlegge full ferie. Sørg også for å avklare om og hvor mye av årets ferie som er avviklet hos forrige arbeidsgiver. Så lenge ferien ikke allerede er brukt opp, har Amina, som begynte i mai, mulighet til å legge inn et ønske om tre uker ferie i sommer.

BUHRs råd: Lag en fast rutine for å gi informasjon til alle nyansatte om både retten til feriedager og om ferietrekk og feriepenger. Med tanke på opptjening av feriepenger berøres potensielt nyansatte helt siden februar året før – disse kan ha redusert opptjening av feriepenger til årets ferie. Dersom ansettelsen i din virksomhet er deres første (etter utdanning eller i norsk virksomhet), er det særlig viktig å informere godt. Det forebygger ubehagelige overraskelser for begge parter.

Dilemma 4: Sykdom og ferie – når kan ferieplanen endres?

«Jeg lå syk en hel uke av ferien – det kan ikke telle som ferie?»
– Maria

Det avhenger av flere ting, og det er to regelverk som styrer dette. Men det er ingen grense for hvor lenge sykdommen varte, én dags sykdom i ferien kan være nok.

Ferieloven gir arbeidstaker rett til erstatningsferie dersom man er arbeidsufør (syk) under hele eller deler av ferien. Men det er noen krav:

• Den ansatte må selv ha vært 100 % arbeidsufør (barns eller ektefelles sykdom vil ikke oppfylle kravet).
• For å ha rett til sykepenger må ansatt første fraværsdag varsle arbeidsgiver om sykefravær, etter virksomhetens normale rutiner – dette gjelder også på ferie.
• Det må fremlegges legeerklæring – egenmelding er ikke tilstrekkelig.
• Kravet om erstatningsferie må fremsettes uten ugrunnet opphold. Det vil si at den ansatte må gi beskjed om kravet så raskt som mulig etter ferien.
• Levering av sykmelding/legeerklæring er ikke nok alene, det må fremsettes et muntlig eller skriftlig krav om erstatningsferie.

En ansatt som er delvis arbeidsufør, altså gradert sykmeldt, kan pålegges å avvikle ferie på vanlig måte og som planlagt.

En ansatt kan ikke nektes erstatningsferie dersom vilkårene er oppfylt, men lønn for sykedagene under ferien avhenger av hvor ferien ble lagt. Rett til sykepenger gjelder, i henhold til folketrygdloven, dersom ansatt var på ferie i Norge eller i et annet land i EU/EØS-området. Da vil erstatningsferien være ferie med lønn. Hvis sykdom inntraff på ferie utenfor EU/EØS-området, gjelder det en rett til erstatningsdager – men ikke med lønn. Da blir det trekk i lønn for erstatningsferien.

Hva betyr dette for virksomheten? Leder, eller dens stedfortreder, må være forberedt på å ta imot varsler om sykefravær også gjennom ferieperioden. Men kravene må altså være oppfylt for at sykefraværet skal utløse rett til erstatningsferie for Maria. Lederen må følge opp om det blir satt frem krav om erstatningsferie. HR og lønn må normalt informeres.

BUHRs råd: Informer ansatte om reglene og kravene som gjelder – før ferieperioden starter. En enkel rutinebeskrivelse for sykefravær som oppstår i ferien kan spare mye diskusjon og frustrasjon i etterkant.

Dilemma 5: Restferie og overføring – eller utbetaling?

«Vi har flere ansatte som ikke har tatt ut all ferien i år – hva gjør vi nå? Kan vi utbetale?»
– Leder

Dette er et ikke uvanlig spørsmål ved årets slutt. Etter ferieloven kan arbeidstaker og arbeidsgiver skriftlig avtale overføring av inntil 12 virkedager ferie til påfølgende ferieår. Virkedager i ferieloven inkluderer lørdager. Når vi snakker om 5-dagers uke, er det 10 feriedager som kan avtales overført. Dersom virksomheten har fem uker ferie, er det avtalt fire dager i tillegg til det ferieloven gir. Disse fire avtalefestede feriedagene kan dere selv fastsette reglene for. De kan overføres i tillegg til de 10 dagene ferieloven åpner for å overføre.

Før arbeidsforholdet eventuelt skal avsluttes, har arbeidsgiver ikke anledning til å stryke noen lovfestede feriedager og utbetale lønn for dem. Det gjelder selv om feriedagene ikke er avviklet på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon. De fire avtalefestede dagene som mange har, kan derimot utbetales, så lenge avtalen om fem ukers ferie ikke begrenser dette.

Hva kan arbeidsgiver gjøre? Sørg for tydelig informasjon og kommunikasjon, og følg opp at så mye ferie som mulig blir planlagt. Og hva skjer 31. desember når Piotr har flere ubrukte feriedager igjen enn det som kan overføres? De må også overføres. Ferieloven åpner ikke for noe annet – hovedregelen er avvikling av feriedagene, eller overføring.
BUHRS råd: Følg med på feriesaldoer gjennom året, gjerne månedlig etter sommeren, og sørg for at Piotr og andre ansatte planlegger og avvikler restferien. Ledere som skal følge opp ferieplanlegging må være trygge på reglene og hvordan de kan bruke styringsretten, hvis nødvendig. Samtidig må leveranser og aktiviteter planlegges slik at det er mulig å ta ferie.

God kommunikasjon og planlegging er sentralt

De aller fleste feriedilemmaer kan forebygges med tre enkle virkemidler:

Tidlig planlegging: Start feriedialogen og -informasjonen i god tid, gjerne allerede ved nyttår, og senest noen måneder før sommerferieperioden starter. Legg ferieplanleggingen inn i årshjulet, ta det opp i ledermøter og send ut påminnelser.

Tydelig kommunikasjon: Sørg for at både ledere og ansatte kjenner til reglene som gjelder og virksomhetens interne rutiner. En oppdatert personalhåndbok og/eller rutinebeskrivelse gir god støtte og veiledning. Litt ekstra informasjon og oppfølging hjelper de som er nyansatte.

Gode interne rutiner: Etabler skriftlige prosedyrer for ferieplanlegging og -godkjenning, sykdom før og under ferie og håndtering av restferie. Lederopplæring og lederstøtte gir trygghet når rutinene skal omsettes i praksis.

Trenger din virksomhet hjelp til å etablere disse rutinene – eller opplæring og verktøy for lederne? Ta kontakt med oss i BUHR! Vi er vant til å anvende ferieloven og bestemmelser om ferie i tariffavtaler og interne retningslinjer, Vi er klare til å hjelpe dere med gode maler og rutiner for ferieplanleggingen, eller håndtering av konkrete saker og problemstillinger.

Les også