Hvorfor medarbeidersamtaler er viktige – og hvordan du får reell verdi av dem?

God ledelse er ofte summen av gode, meningsfulle samtaler. Forutsetningen er at de er gjort systematisk, med tydelig rammeverk og riktig støtte.

En god medarbeidersamtale støtter virksomheten på flere måter:

1) Sikrer retning og gjennomføring
Samtalen knytter medarbeiderens arbeid til virksomhetens mål, prioriteringer og strategi. Den bidrar til tydelig forventningsavklaring mellom leder og medarbeider, slik at leder kan både prioritere og støtte mer treffsikkert.

2) Reduserer risiko
Samtalen kan avdekke rolleuklarhet, arbeidsbelastning, samarbeidsutfordringer og forhold i arbeidsmiljø/HMS, som gjør det mulig å handle tidlig. Leder og medarbeider kan styrke relasjonen, som bidrar til økt tillit og trygghet.

3) Støtter kompetanseplanlegging og intern mobilitet
Når man systematisk kartlegger kompetanse og utviklingsbehov, blir det lettere å identifisere kompetansegap, diskutere utviklingstiltak og vurdere mulige interne rolle- eller karrierebevegelser. 

Medarbeidersamtaler er ikke direkte lovpålagt, men de understøtter arbeidsgivers plikter til å jobbe systematisk med HMS og arbeidsmiljø, og med tilrettelegging, medvirkning og utvikling. Fra 1. januar i år ble kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet tydeligere, og medarbeidersamtalen er ett av verktøyene som kan dokumentere hvordan dere jobber med de psykososiale faktorene. 

Medarbeidersamtalen utfyller den løpende, daglige dialogen du som leder har med dine medarbeidere om mer operative og kortsiktige behov. Samtalen skiller seg ut ved å være planlagt og forberedt fra dere begge, den følger en struktur, og den er konfidensiell. Den skal sikre tid og ro, slik at dere kan belyse og diskutere viktige tema for medarbeiders motivasjon og utvikling. 

Slik øker dere kvaliteten på samtalene

Medarbeidersamtaler blir best når de forankres i en tydelig prosess, og når både leder og medarbeider forbereder seg.

Lederens forberedelser:

• Sett rammene: Formål, tid, sted og varighet (ofte 60–90 min).
• Send invitasjon med agenda og mal i god tid (1–2 uker før), og be medarbeideren forberede seg.
• Forbered konkrete observasjoner og eksempler: Hva fungerer godt, og hva kan (fra ditt ståsted) bli bedre.
• Sjekk fakta og kontekst: Mål og prioriteringer fra forrige periode, stillings-/rollebeskrivelse, endringer i rammebetingelser eller prioriteringer, og andre relevante hendelser siden sist.
• Reflekter over dine forventninger: Både til faglige leveranser og til atferd og væremåte, og hvordan du best kan støtte medarbeideren.

Mange ledere vet hva som bør gjøres, men mangler struktur, maler og trygghet i gjennomføringen.

BUHR hjelper virksomheter med å etablere medarbeidersamtaler som faktisk fungerer i praksis. Snakk med oss om hvordan dere kan gjøre dette enkelt og effektiv

Medarbeidersamtalen skal være gjensidig forpliktende

Samtalen skaper først verdi når dere følger opp de planene og tiltakene dere ble enige om. Både leder og medarbeider må bidra til at målene som settes også følges opp, og at utviklingsplanen realiseres. 

En halvårlig oppfølgingssamtale for kalibrering av målene kan oppleves nyttig. Når det oppstår behov for rolleendringer, i stillinger med høy belastning eller for roller/team som jobber hybrid/remote, bør frekvensen på samtalene økes.

Konfidensialitet og dokumentasjon

Medarbeidersamtaler skal dokumenteres og behandles med diskresjon. Samtidig er de ikke “hemmelige” dersom det kommer frem forhold som leder må følge opp, for eksempel knyttet til arbeidsmiljø/HMS, trakassering, varsling, eller alvorlige saker som lovbrudd eller brudd på sikkerhet. 

Hvordan BUHR kan hjelpe dere?

Mange virksomheter ønsker gode medarbeidersamtaler, men mangler et praktisk rammeverk som gir jevn kvalitet på tvers av ledere og avdelinger. BUHR bistår med:

• Utforming og forbedring av prosess (årshjul, forankring og oppfølging)
• Maler og verktøy (maler for agenda, dokumentasjon og oppfølgingsplan)
• Opplæring av ledere (kort, praktisk og relevant, som gir trygghet i rolle og ansvar)
• Rådgivning underveis (veiledning og støtte i krevende saker, tydelighet rundt konfidensialitet og riktig eskalering)

Målet er at medarbeidersamtalene deres skal bli et reelt verktøy for styring, utvikling og trivsel – og gjennom det bidra til bedre ledelse i praksis.

Vil dere ha medarbeidersamtaler som gir bedre ledelse, tydeligere ansvar og økt trivsel, ikke bare noe som “skal gjøres”?

Kontakt BUHR for støtte med prosess, maler og lederopplæring, tilpasset deres organisasjon og hverdag.

Les også